Handvest
inzake de bescherming van persoonsgegevens
We begrijpen dat uw vertrouwen in
ons het belangrijkste kapitaal van ECOBATI (hierna 'Ecobati', 'wij' of 'ons
bedrijf' genoemd) vormt. Uw privacy is dan ook van essentieel belang voor ons.
Dit handvest inzake de bescherming van gegevens (hierna het 'Handvest' genoemd)
is onder meer van toepassing op (i) onze websites https://www.ecobati.com/ en https://www.shop-ecobati.com/
(hierna samen de 'Website' genoemd) en (ii) alle bestaande (commerciële)
relaties tussen Ecobati en zijn klanten, prospects en commerciële partners, en
alle personen waarmee we relaties kunnen onderhouden.
Dit Handvest is van toepassing op
alle persoonsgegevens die door Ecobati in de hoedanigheid van
verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt, en dekt alle verwerkingen van
gegevens waarvoor Ecobati verantwoordelijk is. Dit Handvest bevat onder meer
informatie over de persoonsgegevens die Ecobati verzamelt, evenals over de
manier waarop Ecobati deze persoonsgegevens verwerkt. Ecobati wenst te
benadrukken dat het op elk ogenblik probeert te handelen in overeenstemming met
(i) de Europese verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (Algemene
Verordening Gegevensbescherming die van kracht ging op 25 mei 2018 - de 'AVG')
en (ii) de (toekomstige) Belgische wetgeving betreffende de invoering van
hogervermelde verordening.
Dit Handvest bevat onder meer
informatie over de persoonsgegevens die Ecobati verzamelt, evenals over de
manier waarop Ecobati deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt. Het bezoek
aan de Website, het beroep op onze diensten, op regelmatige wijze en de
communicatie met Ecobati houden uw uitdrukkelijke toestemming (via de
communicatie van uw persoonsgegevens of 'opt-in' van deelname) van dit Handvest
in en dus van de wijze waarop we uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en
verwerken. Lees dit Handvest in combinatie met de gebruiksvoorwaarden van de
Website en het Cookiebeleid van Ecobati.
Soorten
persoonsgegevens
Ecobati kan de volgende
persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- Naam
- Voornaam
- E-mailadres
- Adres
van de woonplaats (adres, postcode, gemeente, land)
- Telefoonnummer
(vast/mobiel)
- Fax
- IP-adres
- Gekozen
taal
- Alle
persoonsgegevens in het vrije veld van het contactformulier dat
op de Website beschikbaar is
- Alle
persoonsgegevens die vrijwillig aan Ecobati zijn verstrekt (bijvoorbeeld
tijdens de correspondentie)
Ecobati verzamelt door middel van
cookies bovendien automatisch anonieme informatie over hoe u de Website
gebruikt. Zo registreert Ecobati bijvoorbeeld automatisch welke onderdelen van
de Website u bezoekt, welke browser u gebruikt, via welke website u toegang kreeg
tot onze Website. We kunnen u met deze gegevens niet identificeren, maar ze
leveren Ecobati wel statistieken op over het gebruik van de Website. Door de
Website van Ecobati te bezoeken stemt u dus in met het gebruik van bepaalde
cookies. Lees ons Cookiebeleid voor meer informatie hierover.
Methode voor
het verzamelen van persoonsgegevens
Deze persoonsgegevens worden
verzameld in geval van of in het kader van:
- Het
bezoek aan de Website van Ecobati;
- De
invoering van uw persoonsgegevens via het contactformulier dat
beschikbaar is op de Website van Ecobati;
- Het
aanmaken van uw account op de Webshop van Ecobati;
- De
inschrijving op onze nieuwsbrief;
- Het
plaatsen van een bestelling;
- Een
offerteaanvraag;
- Het
inschrijven voor opleidingen;
- Getuigenissen
die op de Website zijn verstrekt;
- Het
gebruik van een dienst (al dan niet via de Website);
- De
uitwisseling van visitekaartjes;
- Een
samenwerking met Ecobati;
- De
controle van uw identiteit (bijvoorbeeld tijdens de identificatie van de
klant);
- De
correspondentie met Ecobati (e-mail, telefoon of via een andere
correspondentiewijze);
De door Ecobati verzamelde
persoonsgegevens zijn dus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt. Het
verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is een voorwaarde om van bepaalde
diensten gebruik te kunnen maken (bijvoorbeeld om toegang te krijgen tot uw
online account). Er wordt u gemeld welke gegevens verplicht en welke optioneel
zijn.
Gebruik van
persoonsgegevens
Ecobati kan uw persoonsgegevens
gebruiken voor de doeleinden die u vindt in bijlage 1 van dit Handvest. In het
algemeen gebruiken we uw persoonsgegevens alleen als u toestemming hebt gegeven
of als dit gebruik berust op wettelijk voorziene rechtsgrondslagen:
- Het
beschermen van onze gerechtvaardigde belangen;
- Het
sluiten, onderhandelen en uitvoeren van een overeenkomst die ons met u
bindt;
- Het
naleven van een wettelijke verplichting;
- Het
beschermen van het algemeen belang.
Verstrekken
van persoonsgegevens aan derden
Ecobati verspreidt uw
persoonsgegevens niet aan derden, behalve als dat nodig is in het kader van de
levering van producten en/of diensten, en met name, maar zonder beperking:
- Het
partnerschap van commerciële aard met externe bedrijven;
- De
opslag in externe databanken;
- De
analyse van de bezoekers van onze Website;
- De
organisatie en follow-up van opleidingen;
- De
levering van producten;
- […]
In deze context kunnen uw
persoonsgegevens eventueel geopenbaard worden aan webmasters, betaalpartners,
softwareleveranciers, cloudpartners, onze verzekeringsmaatschappij, evenals diverse onderaannemers
op wie Ecobati een beroep kan doen in het kader van de dienstverlening. Als het
in dit kader nodig is dat Ecobati uw persoonsgegevens aan derden verstrekt, dan
moet de betreffende derde partij uw persoonsgegevens gebruiken in
overeenstemming met de voorschriften van dit Handvest.
Niettegenstaande het voorgaande, is
het evenwel mogelijk dat Ecobati uw persoonsgegevens verstrekt:
- Aan
de bevoegde overheden (i) wanneer Ecobati dat moet doen op wettelijke
basis of in het kader van een gerechtelijke procedure of een toekomstige
gerechtelijke procedure en (ii) om onze rechten te verzekeren en te
beschermen;
- Wanneer
Ecobati of bijna al zijn activa worden overgenomen door een externe
partij, waarbij uw persoonsgegevens – die Ecobati heeft verzameld – een
van de overgedragen activa vormen;
- Wanneer
u er uitdrukkelijk mee hebt ingestemd, in voorkomend geval.
Grensoverschrijdende
verwerking van persoonsgegevens
In principe sturen we uw
persoonsgegevens niet buiten de Europese economische ruimte (EER). Elke
eventuele overdracht van persoonsgegevens buiten de EER naar een bestemmeling
met zijn woonplaats of maatschappelijke zetel in een land dat niet onder een
soortgelijk besluit valt, uitgevaardigd door de Europese Commissie, moet worden
onderworpen aan de bepalingen van een overeenkomst betreffende de overdracht
van gegevens, die de volgende zaken moet bevatten: (i) de standaard
contractuele clausules zoals bepaald in het 'Besluit van de Europese Commissie
van 5 februari 2010 (Besluit 2010/87/CE)', of (ii) een ander mechanisme op
basis van de privacywetgeving of een andere reglementering met betrekking tot
de verwerking van persoonsgegevens.
Opslag van
persoonsgegevens
Behalve wanneer een langere
bewaringstermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de
naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart Ecobati uw
persoonsgegevens niet langer dan nodig om de in het Handvest onder het punt
'gebruik van persoonsgegevens' beschreven doeleinden te behalen en te
verwezenlijken.
Ecobati bewaart alle
persoonsgegevens die het heeft verzameld in zijn papieren dossiers in de
onderneming, in zijn ERP, op interne computerservers en op een cloudserver die
zich in België bevindt.
Bijlage
2: bewaartermijn per categorie verwerking.Uw rechten
betreffende de bescherming van uw privacy
In het kader van de verwerking van
uw persoonsgegevens beschikt u over de volgende rechten:
- Het
recht op toegang tot uw persoonsgegevens;
- Het
recht om uw persoonsgegevens te corrigeren, aan te vullen of bij te
werken;
- In
bepaalde omstandigheden het recht om uw persoonsgegevens te wissen ('recht
op vergeten te worden') (in deze context geeft Ecobati aan dat bepaalde
diensten niet langer toegankelijk zullen zijn of niet kunnen worden
geleverd als u bepaalde persoonsgegevens wist of laat wissen);
- Het
recht op de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Het
recht op gegevensoverdraagbaarheid;
- Het
recht op bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
Als u uw rechten met betrekking tot
de bescherming van de privacy wenst uit te oefenen, neem dan contact op met
gdpr@ecobati.be of vul het formulier in voor de uitoefening van uw rechten en
stuur het via e-mail of de post naar Ecobati. U kunt deze rechten gratis
uitoefenen via het hogervermelde formulier. Bovendien kunt u via uw account
altijd uw persoonsgegevens bijwerken, wijzigen en/of controleren, die u hebt
moeten verstrekken toen uw account werd aangemaakt.
Meer informatie over uw rechten
vindt u op de website van de gegevensbeschermingsautoriteit (hierna de 'GBA '
genoemd) via de volgende link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.
- Bescherming
van persoonsgegevens
Ecobati verbindt zich ertoe
redelijke voorzorgsmaatregelen te nemen van fysieke, technologische en/of
organisatorische aard om de volgende zaken te vermijden: (i) de niet-bevoegde
toegang tot uw persoonsgegevens, evenals (ii) het verlies, misbruik of de
wijziging van uw persoonsgegevens.
Niettegenstaande het
veiligheidsbeleid van Ecobati, de controles die het uitvoert en de daden die ze
in dit kader stelt, kan de onfeilbaarheid van de veiligheid niet worden
gegarandeerd. Er is geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het
internet, en geen enkele elektronische opslagmethode 100% veilig, zodat Ecobati
in dit kader geen absolute veiligheid kan garanderen.
Ecobati kan dit Handvest bijwerken
door een nieuwe versie op de Website te plaatsen. Daarom is het in het
bijzonder aangewezen om de Website en de pagina met het Handvest regelmatig te
raadplegen om er zeker van te zijn dat u van de kleinste veranderingen op de
hoogte bent.
De recentste versie kan altijd
worden geraadpleegd via deze link .
De Website kan ook links naar
andere websites bevatten. Als u op een van deze links klikt, kunt u naar een
andere website of internetbron worden gebracht die informatie over u verzamelt
via cookies of andere technologieën. Ecobati draagt geen enkele
verantwoordelijkheid of controlebevoegdheid voor deze andere websites of
internetbronnen, noch voor de verzameling, het gebruik en de verspreiding van
uw persoonsgegevens. U dient zelf het vertrouwelijkheidsbeleid van deze andere
websites en internetbronnen te raadplegen om te kunnen oordelen of ze handelen
conform de wetgeving betreffende de bescherming van de persoonlijke
levenssfeer.
- Contact
opnemen met Ecobati
Als u vragen hebt over het Handvest
of over de manier waarop Ecobati uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of
verwerkt, neem dan contact met ons op:
- Via e-mail: gdpr@ecobati.be
of
- Via de post: Ecobati, Première Avenue 25, B- 4040
Herstal
Als u niet tevreden bent over de
manier waarop Ecobati deze door u ingediende vragen of opmerkingen heeft
behandeld, of als u klachten hebt over de manier waarop Ecobati uw
persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, dan kunt u een klacht
indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (de 'GBA').
Van uw kant verwachten we dat u
ervoor zorgt dat de informatie die u ons verstrekt relevant en up-to-date is. U
moet ons ook onverwijld inlichten over elke belangrijke wijziging van uw
situatie. Als u ons informatie over een derde moet verstrekken, vragen we u
ervoor te zorgen dat deze laatste zijn toestemming hiertoe heeft gegeven.
Bijlage 1 – Doeleinden voor het
gebruik van persoonsgegevens
Ecobati kan uw persoonsgegevens
gebruiken voor de volgende doeleinden:
1. Het bezoek
aan onze Website, de optimalisering van de kwaliteit, het beheer en de inhoud
van de Website: Om de kwaliteit van uw bezoek aan
onze Website te verbeteren, maken we gebruik van bepaalde cookies waarmee we
bepaalde van uw persoonsgegevens kunnen onthouden. We maken echter heel beperkt
gebruik van langetermijncookies. Klik hier voor meer informatie over de manier
waarop we cookies gebruiken.Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd
belang of op uw toestemming.
2. Ontvangst
en verwerking van de vragen die gesteld zijn via het contactformulier of
via elk ander middel: Een online contactformulier is
beschikbaar op onze Website. U kunt ook telefonisch en via e-mail contact met
ons opnemen. Om op uw verzoeken te kunnen ingaan (vraag naar informatie,
offerteaanvragen enz.) moeten we bepaalde van uw persoonsgegevens verwerken.
Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang.
3. Het
aanmaken van uw account op onze Webshop:U kunt uw
aankopen online doen op het hiertoe speciaal voorziene winkelgedeelte op onze
Website. Hiertoe moet u een online account aanmaken en daarbij uw
persoonsgegevens invoeren waarmee we uw account aan uw persoon kunnen koppelen.
Bovendien hebben we geen toegang tot uw betalingsgegevens. Deze verwerking is
gebaseerd op de uitvoering van de verbintenis die ons bindt.
4. De
inschrijving op onze nieuwsbrief:U wordt
op diverse plaatsen op onze Website uitgenodigd om u
in te schrijven op onze nieuwsbrief. We registreren uw keuze om u ons nieuws
uitsluitend te sturen als u dat hebt gevraagd. We moeten dus bepaalde van uw
persoonsgegevens verwerken. Deze verwerking is gebaseerd op uw toestemming.
5. De
mogelijkheid om een getuigenis op de Website achter te laten: Op de
Website van Ecobati kunt u een getuigenis achterlaten om uw ervaring met andere
gebruikers te delen. In deze context moeten we bepaalde van uw
persoonsgegevens gebruiken. U kunt ook een foto aan deze getuigenis toevoegen.
Deze verwerking is gebaseerd op uw toestemming, op basis van uw eigen daad.
6. Het beheer
van opleidingen: We stellen u opleidingen voor. U
kunt u inschrijven via het hiertoe voorziene formulier op onze Website, via de
telefoon of via e-mail. Om uw verzoek te kunnen inwilligen, moeten we bepaalde
van uw persoonsgegevens doorsturen naar professionals uit de sector die u deze
opleiding geven. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang.
7. Het
opstellen van een offerte: Om op uw
verzoek een offerte op te stellen en u te sturen, moeten we bepaalde van uw
persoonsgegevens verwerken. In dit kader moeten we dus bepaalde van uw
persoonsgegevens verwerken. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd
belang.
8. Het
opstellen van een overeenkomst: Als klant kunt
u een overeenkomst met Ecobati sluiten zodat we de samenwerking kunnen
aanvatten waarvoor u om bepaalde van onze diensten hebt verzocht. In dit kader
moeten we bepaalde van uw persoonsgegevens verzamelen. Deze verwerking is
gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang of op een wettelijke verplichting.
9. Uitvoering
van de diensten, verwerking van uw activiteiten en uitvoering van uw
instructies zoals het versturen van een bestelling: We
gebruiken uw gegevens om de diensten uit te voeren waarvoor u een beroep op
Ecobati hebt gedaan. Dit gebruik houdt in dat Ecobati in het bezit is van uw
persoonsgegevens en dit zolang als nodig voor de levering van de diensten
waarop u hebt ingeschreven. Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van
elke overeenkomst die met u is gesloten en/of van elke verbintenis die u bent
aangegaan of die Ecobati is aangegaan.
10. De
verzending van facturen en de inning van betalingen: In het
kader van bepaalde door Ecobati voorgestelde prestaties gebruiken we bepaalde
van uw persoonsgegevens om facturen op te stellen en, na inning van de
betalingen, deze te verwerken in de boekhouding voor het goede beheer van de
facturatiedossiers. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang
of op een wettelijke verplichting.
11. Het
opstellen van mailinglists: In het kader van de verschillende
diensten die we aanbieden, stellen we een contactendatabank op. In deze context
kunnen bepaalde van uw persoonsgegevens worden verzameld in een databank. De
juridische basis voor de verwerking van uw gegevens voor dit doeleinde is ons
gerechtvaardigd belang of uw toestemming.
12. Naleving
van de wet- en regelgeving: We verzekeren
u dat we elke wetgeving of geldende regelgeving naleven. In dit kader, en als
dit vereist is, moeten we bepaalde van uw persoonsgegevens verwerken. Deze
verwerking is gebaseerd op de naleving van een wettelijke verplichting.
13. Vrijwaring
van onze rechten: We moeten uw gegevens gebruiken om
onze rechten te vrijwaren, met name in het kader van de verdediging of
bescherming van de rechten en wettelijke belangen, van rechtshandelingen, het
beheer van klachten of geschillen, in geval van een herstructurering van
bedrijven of andere fusies of overnames. We gebruiken ze op basis van een
wettelijke verplichting.
Bijlage 2: bewaartermijn per
categorie doeleinde
Doeleinden
voor de verwerking van persoonsgegevens
|
Grond
|
Maximale
bewaartermijn (tenzij anders aangegeven)
|
Het
bezoek aan onze Website, de optimalisering van de kwaliteit, het beheer en de
inhoud van de Website
|
Gerechtvaardigd
belang
Toestemming
|
3 jaar
na het laatste contact met de klant/ het prospect.
|
Ontvangst
en verwerking van de gestelde vragen
|
Gerechtvaardigd
belang
|
3 jaar
na het laatste contact met de klant/ het prospect.
|
Het
aanmaken van uw account op onze Webshop
|
Uitvoering
van een overeenkomst
|
5 jaar
na het laatste contact met de klant.
|
De
inschrijving op onze nieuwsbrief
|
Toestemming
|
3 jaar
na het laatste contact met de klant/ het prospect.
|
De
mogelijkheid om een getuigenis op de Website achter te laten
|
Toestemming
|
5 jaar
na het laatste contact met de klant.
|
Het
beheer van opleidingen
|
Uitvoering
van de overeenkomst
|
6
maanden na de opleiding.
|
Het
opstellen van een offerte
|
Gerechtvaardigd
belang
|
-
Niet-afgesloten offertes: 3 jaar na het laatste contact met de klant/ het
prospect.
- Ondertekende
offertes: 5 jaar vanaf het einde van de overeenkomst.
|
Het
opstellen van een overeenkomst
|
Gerechtvaardigd
belang
Wettelijke
verplichting
|
5 jaar
vanaf het einde van de overeenkomst.
|
Uitvoering
van de diensten, verwerking van uw activiteiten en uitvoering van uw
instructies
|
Uitvoering
van de overeenkomst
|
Overeenkomst:
5 jaar vanaf het einde van de overeenkomst.
Andere
gegevens: 3 jaar na het laatste contact met de klant.
|
Facturen
en betalingen
|
Uitvoering
van de overeenkomst
Wettelijke
verplichting
|
7 jaar
vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de belastbare periode.
|
Het
opstellen van mailinglists
|
Gerechtvaardigd
belang
Toestemming
|
- Als
er geen toestemming is: 6 maanden na de opleiding/het project;
- Als
er toestemming is: 3 jaar na het laatste contact met de klant/ het prospect.
|
Naleving
van de wet- en regelgeving
|
Wettelijke
verplichting
|
-
Sociale documenten: 5 jaar vanaf de dag die volgt op de dag van het einde van
de overeenkomst;
-
Fiscale documenten: 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de
belastbare periode
- Garantiedocumenten: zie wettelijke verplichting (wettelijke
garantie van 2 jaar – garantie
|
|